Ochrona danych osobowych RODO

Klauzula informacyjna dla kontrahentów, interesantów Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Olecku

W związku z wejściem w życie z dniem 25.05.2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), przekazujemy następujące informacje:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Olecku, z siedzibą przy ul. Leśnej 40, 19-400 Olecko.

2. Celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie i wykonanie umowy na podstawie Państwa zainteresowania świadczonymi przez nas usługami, realizacja naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa, realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów, także wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Olecku.

Poniżej zamieszczamy szczegółowe zestawienie celów przetwarzania danych:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Realizacja naszych obowiązków w zakresie przeprowadzania okresowych i doraźnych kontroli wykonywanych przez inspekcję weterynaryjną, urzędowych kontroli żywności, nadzoru nad przestrzeganiem przepisów o ochronie zwierząt i innych obowiązków wynikających z przepisów ustawy o inspekcji weterynaryjnej i innych.	Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, Art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z: - ustawą z dnia 29.01.2004 r. o inspekcji weterynaryjnej (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 306), a w szczególności art. 19 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 2021 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 73 ust.3 tej Ustawy; - ustawą z dnia 21.08.1997 r. o ochronie zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 638 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 34a tej Ustawy; - ustawą z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1421), a w szczególności art. 52 b, 58 tej Ustawy; - ustawą z dnia 13.10.1995 prawo łowieckie (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1683 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 22 tej Ustawy; - ustawą z dnia 22.07.2006 r. o paszach (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 278), a w szczególności art. 42 tej Ustawy; - ustawą z dnia 10.07.2007 r. o nawozach i nawożeniu (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 76 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 36 tej Ustawy; - ustawą z dnia 2 kwietnia 2004 r. o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 2001 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 29 tej Ustawy; - ustawą z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1753), a w szczególności art. 20 tej Ustawy; - ustawą z dnia 10 grudnia 2003 r. o kontroli weterynaryjnej w handlu (tekst jednolity Dz. U. 2019 poz. 475 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 3 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 5 lutego 2015 r. o płatnościach w ramach wsparcia bezpośredniego (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1341 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 38 i nast. tej Ustawy.
Realizacja naszych obowiązków w zakresie odstrzału sanitarnego i planowego zwierząt.	Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, art. 47a i nast. ustawy z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt i zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1421),
Wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Olecku.	Art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w zw. z: - ustawą z dnia 29.01.2004 r., o inspekcji weterynaryjnej (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 306), a w szczególności art. 15 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 2021 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 69 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 21.08.1997 r. o ochronie zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 638 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 24a i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 11.03.2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 1421), a w szczególności art. 5 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 22.07.2006 r. o paszach (tekst jednolity Dz. U. 2021 poz. 278), a w szczególności art. 10 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 2 kwietnia 2004 r. o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz.2001 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 9 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (tekst jednolity Dz. U.2020 poz. 1753). a w szczególności art. 7 i nast. tej Ustawy; - ustawą z dnia 10 grudnia 2003 r. o kontroli weterynaryjnej w handlu (tekst jednolity Dz. U. 2019 poz. 475 z późniejszymi zmianami), a w szczególności art. 4 i nast. tej Ustawy.
Ustalenie Państwa tożsamości przed zawarciem umowy.	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Kontakt z Państwem pod podanym przez Państwa numerem telefonu, adresem e-mail lub adresem korespondencyjnym, aby uszczegółowić warunki umowy, potwierdzić termin jej zawarcia, bądź ustalić termin spotkania w kwestii jej ewentualnych zmian.	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
Wykonanie umowy.	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
Realizacja naszego prawa do dochodzenia i zabezpieczenia roszczeń, a tym samym przetwarzania Państwa danych osobowych w tym celu – jest to nasz prawnie uzasadniony interes.	Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO

 
3. Jako podmiot profesjonalny dbamy o poufność Państwa danych. Z uwagi jednak na konieczność zapewnienia nam odpowiedniej organizacji w zakresie infrastruktury informatycznej czy też w związku z bieżącymi sprawami dotyczącymi naszej działalności oraz w związku z realizacją Państwa praw - Państwa dane osobowe możemy udostępnić następującym kategoriom podmiotów:

a) dostawcom usług zaopatrujących nas w rozwiązania informatyczne polegające na rozwijaniu i utrzymaniu systemów informatycznych oraz serwisów internetowych oraz podmiotom umożliwiającym nam organizacyjno - techniczne wywiązywanie się z zawartej umowy – są nimi:
- operatorzy pocztowi, za pośrednictwem których będziemy doręczać korespondencję,
- firmy kurierskie, za pośrednictwem których będziemy doręczać przesyłki,
- kancelarie prawne, w sytuacji, gdy będzie wymagał tego nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu lub dochodzeniu roszczeń.

b) podmiotom uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

4. Państwa dane osobowe możemy przekazać poza obszar Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem, że:
a) Komisja Europejska stwierdzi, że państwo trzecie, terytorium lub określony sektor/y w państwie trzecim lub dana organizacja międzynarodowa zapewniają odpowiedni stopień ochrony Państwa danych osobowych, w razie braku decyzji, o jakiej mowa w pkt 1, przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych i pod warunkiem, że obowiązują egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą i skuteczne środki ochrony prawnej.

b) W razie braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (por. pkt 1) lub braku odpowiednich zabezpieczeń (por. pkt 2) jednorazowe lub wielokrotne przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej mogą nastąpić wyłącznie pod warunkiem, że:
- zostaną Państwo poinformowani o ewentualnym ryzyku, z którymi – ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń – może się wiązać proponowane przekazanie i wyraźnie wyrażą na nie zgodę;
- przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między Państwem, a Powiatowym Inspektorem Weterynarii lub do wprowadzenia w życie środków przed-umownych podejmowanych na Państwa żądanie;
- przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w Państwa interesie, między Powiatowym Inspektorem Weterynarii a inną osobą fizyczną lub prawną;
- przekazanie jest niezbędne ze względu na ważne względy interesu publicznego;
- przekazanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń;
- przekazanie jest niezbędne do ochrony Państwa żywotnych interesów lub innych osób, jeżeli będziesz jest fizycznie lub prawnie niezdolny do wyrażenia zgody;
- przekazanie następuje z rejestru, który zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego ma służyć za źródło informacji dla ogółu obywateli i który jest dostępny dla ogółu obywateli lub dla każdej osoby mogącej wykazać prawnie uzasadniony interes – ale wyłącznie w zakresie, w jakim w danym przypadku spełnione zostały warunki takiego dostępu określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego.

c) Jeżeli przekazanie nie może się opierać na zasadach opisanych pod pkt 1,2,3 - przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie, gdy przekazanie nie jest powtarzalne, dotyczy tylko ograniczonej liczby osób, których dane dotyczą, jest niezbędne ze względu na ważne prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Powiatowego Inspektora Weterynarii, wobec których charakteru nadrzędnego nie mają interesy ani prawa i wolności osoby, której dane dotyczą a Powiatowy Inspektor Weterynarii ocenił wszystkie okoliczności przekazania danych i na podstawie tej oceny zapewnił odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych.


5. Państwa dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji obowiązku przechowywania dokumentacji finansowo – podatkowej przechowywane będą przez okres wynikający z art. 70 § 1 w zw. z art. 86 § 1 Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tj. z dnia 23 marca 2018 r. Dz. U. z 2018 r. poz. 800), t. j. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych na potrzeby:	Okres przetwarzania
regulacji oraz wyjaśnień, interpretacji, dotyczących nadzoru weterynaryjnego	25 lat
rejestru urzędowego lekarzy weterynarii, umów, korespondencji, decyzji, upoważnień do wystawiania świadectw zdrowia	10 lat
planów, harmonogramów dotyczące działalności w zakresie nadzoru weterynaryjnego dotyczących wszystkich działów merytorycznych, m. in.: planów gotowości zwalczania chorób zakaźnych, planów kontroli zakładów produkujących środki spożywcze pochodzenia zwierzęcego, planów kontroli w zakresie dobrostanu zwierząt, planów urzędowej kontroli pasz, planów nadzoru nad obrotem paszami, wykazów podmiotów do kontroli podstawowych i sprawdzających w zakresie wymogów wzajemnej zgodności;	25 lat
wykazów podmiotów podlegających nadzorowi weterynaryjnemu dotyczących wszystkich działów merytorycznych, w tym akt spraw stanowiących podstawę opracowania wykazu	25 lat
sprawozdań, raportów i analiz w zakresie prowadzonego nadzoru weterynaryjnego, w tym sprawozdań statystycznych;	25 lat, przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe, o ile odzwierciedlają sprawozdania roczne, są przetwarzane przez 5 lat
rejestry dotyczące wszystkich działów merytorycznych – rejestry obligatoryjne wynikające z prowadzonego nadzoru weterynaryjnego;	25 lat
nadzoru nad importem, eksportem, handlem wewnątrzwspólnotowym i przemieszczaniem zwierząt towarzyszących, nad obrotem w kraju, nad tranzytem	10 lat
ochrony zdrowia zwierząt i zwalczanie chorób zakaźnych	10 lat
bezpieczeństwa żywności pochodzenia zwierzęcego, pasz i utylizacji	10 lat, przy czym dane monitoringu pozostałości chemicznych, biologicznych i produktów leczniczych weterynaryjnych w środkach spożywczych pochodzenia zwierzęcego są przetwarzany przez 5 lat
nadzoru nad bezpieczeństwem i produkcją żywności pochodzenia zwierzęcego w zakładach zarejestrowanych, nad produkcją mięsa przeznaczonego na użytek własny, dla Systemu Wczesnego Ostrzegania o Niebezpiecznych Produktach Żywnościowych i Środkach Żywienia Zwierząt (RASFF)	10 lat
nadzoru nad wytwarzaniem, obrotem, stosowaniem i transportem pasz, nad utylizacją, nad fermami mięsożernych zwierząt futerkowych, nad transportem niejadalnych produktów pochodzenia zwierzęcego oraz ubocznych produktów pochodzenia zwierzęcego pro-duktów pochodnych	10 lat, przy czym dane bieżące monitoringu pasz są przetwarzany przez 5 lat
nadzoru nad diagnostyką włośnia	10 lat
przeprowadzania akcji dezynfekcyjnych	10 lat

 
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania danych, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

6. Mają Państwo prawo:
- do dostępu do Państwa danych oraz otrzymania ich kopii;
- do sprostowania (poprawiania) Państwa danych;
- do usunięcia Państwa danych, jeżeli uważają Państwo, że nie ma podstaw do tego abyśmy je przetwarzali;
- do ograniczenia przetwarzania danych:
- do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, wówczas zaprzestaniemy je przetwarzać, chyba że wykażemy, iż w stosunku do Państwa danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub Państwa dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- do przenoszenia danych poprzez otrzymanie od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
- do wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznają Państwo, że dane przetwarzamy niezgodnie z prawem i w tym zakresie można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.

7. W celu skorzystania z praw określonych powyżej należy skontaktować się z nami lub Inspektorem Ochrony Danych Osobowych – iod@dpexpert.eu , tel.: 535 658 132

8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie ich może skutkować niemożliwością zawarcia i wykonania umowy. W pozostałym zakresie, w którym przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, lub ma na celu wykonanie zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Powiatowemu Inspektorowi Weterynarii w Olecku, podanie danych jest Państwa obowiązkiem.

9. Podane prze Państwa dane osobowe nie służą zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.